Kasutaja:Marileene/liivakast

Mustand:Teabehaldus

Teabehaldus (inglise keeles Information Management) on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

Teabehaldus on oluline igas organisatsioonis, aitamaks leida kiiresti vajaminevat teavet. Reguleeritud teabehalduse või juhendite puudumise tagajärjeks on dokumenteeritud teabe kättesaadavuse ja uute dokumentide loomise ajamahukus.

Ajalugu

Inimkond on ajaloo vältel kogunud ja säilitanud informatsiooni. Traditsionaalsetes kultuurides hoiti teavet valdavalt kollektiivses mälus suulises vormis. Kirjaliku kultuuri tekkimisel hakati informatsiooni säilitama dokumentide ja raamatute kujul. Tänapäeva infoühiskond sõltub suuresti digitaalsest teabest ja selle haldamisest. Alates arvutite leiutamisest 1940.–50. aastatel mõjutab digitehnoloogia igat arenenud maailma elanikku. Me kõik sõltume üha rohkem teabest ja selle kättesaadavusest. Info haldamiseks on kujunenud eri institutsioonid. Tänapäevase automaatse digitaalse andmetöötluse eelkäijaks võib pidada perfokaartidel põhinevat mehaanilist andmetöötlussüsteemi, mille lõi 1880. aastatel Hermann Hollerith.

Vastutus ja koordineerijad

Asutus määrab igale teenusele ja igale otseste avalike teenuste osutamise kanalile selle arendamise, haldamise ja kvaliteedi eest vastutava struktuuriüksuse või ameti- või töökoha. Asutusteülese teenuste arengut koordineerivad:

• Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium – otseste avalike teenuste korraldamine, sealhulgas nende osutamiseks vajaliku teabe kindlaksmääramisel, jagamisel ja vahetamisel.
• Andmekaitse Inspektsioon – teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.
• Riigi Infosüsteemi Amet – riigi infosüsteemi arhitektuuri ja riigi infosüsteemi kesksete komponentide nõuete rakendamisel.

Teabehalduse korraldamine

Asutusel on ülevaade oma põhiülesannete täitmisel tekkiva teabe, selle allikate ja hoiukohtade kohta. Ülevaade koostatakse protsesside analüüsi käigus ning viisil, mis võimaldab seda lihtsasti ajakohastada. Teabehalduse korraldus peab tagama:

1. teabe kvaliteedi ja kättesaadavuse;
2. teabe hoiu, vahetamise ja kasutamisega seotud riskide maandamise ja kulude vähenemise;
3. teabehalduse järjepidevuse ametniku või töötaja teenistus- või töösuhte lõppemisel, asutuse töökorralduse muutmisel ning ametniku avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töötaja ajutise äraoleku ajal.

Teabehalduse korraldaja

Teabehalduse korraldaja on spetsialist, kelle ülesandeks on teabehalduse korraldamine ja selle põhimõtete rakendamine organisatsiooni äriprotsessides ja teenuste arendamises ning toetada põhi- ja tugifunktsioonide täitmist.

Eesti kui maailmas tuntud e-riik vajab väga infokorralduse asjatundjaid, kes oskavad hallata infot kiiresti muutuvas digitaalses keskkonnas.

Õppimisvõimalused

• Infokorraldus
• Teabehalduse ja infosüsteemide korraldamine

Teabe korrastamine

Asutusel on ülevaade oma põhiülesannete täitmisel tekkiva teabe, selle allikate ja hoiukohtade kohta. Ülevaade protsesside analüüsi käigus ning viisil, mis võimaldab seda lihtsasti ajakohastada.Asutused võivad ülevaadet kogu oma teabe kohta hallata mis tahes viisil.

Teabele juurdepääsu korraldus

Teabevaldaja on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras. Juurdepääsupiiranguga teave on teabevaldaja valduses olev teave, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang(ud) seaduses sätestatud korras.

Teabe jagamine ja vahetamine

Dokumente vahetatakse asutustega üldjuhul elektrooniliselt, välja arvatud juhul, kui edastada tuleb dokument, mis ei ole saaja jaoks elektroonilises vormis kasutatav või mida ei ole otstarbekas digiteerida. Eelistatud kanaliks riigi ja kohalike omavalitsuse üksuse ametiasutustega andmete ja dokumentide vahetamisel on infosüsteemide andmevahetuskihil (X-tee) asuv dokumendivahetussüsteem (DVK).

Teabe säilitamine ja kasutamine

Avalikke ülesandeid täitev asutus või isik peab tagama avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või arhivaalide säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.

Isikuandmete ja eraelu kaitse

Inimeste eraelulise teabe (isikuandmete) kaitstuse üle teeb järelevalvet andmekaitse inspektsioon (AKI). Samuti valvab inspektsioon, et teave asutuste tegevuse kohta (avalik teave) oleks piisavalt kättesaadav. Õigus isikuandmete kaitsele ja õigus avalikule teabele on põhiseaduslikud õigused.

Vaata ka

• dokument
• dokumendihaldus
• arhivaal
• teave
• avalik teave
• teabenõue
• isikuandmed
• eriliiki isikuandmed
• isikuandmete töötleja

Seadused

• Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused
• Avaliku teabe seadus
• Arhiiviseadus
• Arhiivieeskiri
• Isikuandmete kaitse seadus
• Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus (lühend - MSVS) side seadus
• E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus

Standardid

• EVS-ISO/IEC 38500:2024 "Infotehnoloogia valitsemine organisatsioonis".
• EVS 882-1:2013/AC:2018 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri“.
• EVS-ISO 15489-1:2017 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Mõisted ja põhimõtted“
• EVS-ISO 15836-1:2019 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid. Osa 1: Põhielemendid
• MoReq2 rakendamine Eestis (nullpeatükk)
• Rahvusarhiivi juhised