Dokumendihaldus

Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ja säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus.

Dokumendisüsteem

Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud.

Dokumendisüsteem peab:

rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid
korraldama dokumente nii, et see kajastab asutuse tegevusprotsesse
kaitsma dokumente lubamatu muutmise eest
toimima infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta
võimaldama kohe juurdepääsu kõikidele dokumentidele ja nende metaandmetele.

Dokumendisüsteem peab lähtuma asutuse vajadustest ja toetama selle tegevuse eesmärke. Seega peab kõigepealt kindlaks määrama, missuguseid dokumente asutus vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb need dokumendid süsteemi hõlmata.

Dokumendihaldusprotsessid

Dokumendisüsteemis toimuvad dokumentidega järgmised põhilised protsessid:

Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine
Dokumentidele säilitustähtaja määramine tulenevalt seadustest ja vajadustest
Dokumentide hõlmamine eesmärgiga seostada dokument tema looja ja looja tegevusega, anda dokumendile dokumendisüsteemis kindel koht ja seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega
Dokumentide registreerimine, tõestamaks dokumendi olemasolu; registreerimisel kantakse dokumendihaldussüsteemi dokumendi metaandmed
Liigitamine
Dokumentide hoid ja käitlemine nende füüsilisi ja keemilisi omadusi arvestavatel hoiu- ja käitlemistingimustel, tagamaks dokumentide kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua kui neid vajatakse
Juurdepääs dokumentidele ja seda reguleerivad juhised
Dokumentide liikumise ja kasutamise jälgimine ja dokumenteerimine, et võimaldada dokumentide kättesaamine ning vältida nende kaotsiminekut
Dokumentide eraldamise ja üleviimise või hävitamise korra sisseseadmine
Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

Suuremates asutustes on dokumendihalduse korraldamiseks ametis dokumendihaldur – väljaõppe saanud isik, kes peab tagama organisatsiooni tegevuse nõuetekohase dokumenteerimise, dokumentide haldamise ja säilimise.

Dokumentide haldamist reguleerivad normatiivaktid

Asutusesisesed normatiivaktid

Asjaajamiskord või dokumendihalduskord on asutuse sisemine alusdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi.
Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loeteluga luuakse asutuse dokumentide liigitamise skeem, kus loetletakse asutuse tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad, ning määratakse sarjade säilitustähtajad.
Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi.
Arhiivi ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid.

Üldised Eestis dokumendihaldust reguleerivad normatiivaktid

Seadused

Arhiiviseadus
Avaliku teabe seadus
Isikuandmete kaitse seadus
Raamatupidamise seadus
Töölepinguseadus

Vabariigi Valitsuse määrused ja käskkirjad

Arhiivieeskiri
Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused

Ministri määrused ja käskkirjad

Dokumentide näidisloetelud

Kohaliku omavalitsuse määrused

Asjaajamise korraldamise ja dokumendihalduse põhinõuded

Rahvusvahelised standardid

Rahvusvahelise standardis ISO 15489:2001 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" on sõnastatud dokumentide haldamise juhised. Selle standardi järgi on dokumendihaldus "halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega". See standard defineerib dokumenti kahe termini abil, milleks on inglise keeles document ja record, kuid mida eesti keeles tuleb tõlkida ühe ja sama sõnaga "dokument".

ISO standardi järgi dokumentide haldamine hõlmab:

põhimõtete ja standardite kindlaksmääramist
ülesannete ja volituste määramist
protseduuride ja juhiste kindlaksmääramist ja teatavakstegemist
dokumentide haldamise ja kasutamisega seotud teenuste osutamist
spetsiaalsete, dokumentide haldamiseks mõeldud süsteemide väljatöötamist, juurutamist ja administreerimist
dokumendihalduse integreerimist teistesse organisatsiooni süsteemidesse ja protsessidesse.

Soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid

Ametniku eetikakoodeks
Dokumendihalduri eetikakoodeks
Nõuded elektrooniliste dokumendisüsteemide funktsionaalsuseks
Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heaks kiidetud arhivaari eetikakoodeks

Dokumendihalduse (lühi)ajalugu

Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias. Dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal.

16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Venemaa tsaaririigis töötati asjaajamise ühtsed alused välja 1720. aastal.

Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all.

Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt, eesmärgiga kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse.

Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende eale, rahuldamaks avaliku- ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kogu ühiskonna huve.

Vaata ka

Välislingid

Rahvusarhiivi juhis "Dokumendi- ja arhiivihaldus"(20.10.2007)
Rahvusarhiivi juhis "Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus" (19.10.2007)
Dokumendihalduri kutsestandard (20.10.2007)
"Dokumendihalduse ABC" Rahvusarhiiv, 2004. (19.10.2007)
Dokumendihalduse ajaloost, Dokumendihaldurite ühing, uudiskiri juuni 2017