Mine sisu juurde

Teabehaldus

Allikas: Vikipeedia

Teabehaldus (inglise keeles Information Management) on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.[1] Teabehaldus on organisatsioonisisese teabe hankimise, kasutamise, juurdepääsu ja levitamise protsess.[2]

Eestis reguleerivad teabehaldust teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, avaliku teabe seadus, arhiiviseadus, isikuandmete kaitse seadus.[1]

Ajalugu

[muuda | muuda lähteteksti]
Hollerithi perfokaart

Inimkond on ajaloo vältel pidevalt kogunud ja säilitanud informatsiooni. Traditsioonilistes kultuurides hoiti teavet valdavalt kollektiivses mälus suulises vormis. Kirjaliku kultuuri tekkimisel hakati informatsiooni säilitama dokumentide ja raamatute kujul. 21. sajandi infoühiskond sõltub suuresti digitaalsest teabest ja selle haldamisest. Alates arvutite leiutamisest 1940.–50. aastatel mõjutab digitehnoloogia igat arenenud maailma elanikku. Kõik sõltuvad üha rohkem teabest ja selle kättesaadavusest. Info haldamiseks on kujunenud erinevad institutsioonid.[3] Tänapäevase automaatse digitaalse andmetöötluse eelkäijaks võib pidada perfokaartidel põhinevat mehaanilist andmetöötlussüsteemi, mille lõi 1880. aastatel Herman Hollerith.[4]

Vastutus ja koordineerimine Eestis

[muuda | muuda lähteteksti]

Teabehalduse korraldaja (asutus) vastutab avalike teenuste osutamise, selle kvaliteedi, arendamise ja halduse eest. Asutus määrab selleks vastutava struktuuriüksuse, ameti- või töökoha, et tagada teenuste ühtlane kvaliteet ja tõhusus.[1]

Vabariigi Valitsuse määruse teenuste korraldamise ja teabehalduse alused tähenduses on otsene avalik teenus ja tugiteenus.

  • Otsene avalik teenus on teenus, mida asutus osutab füüsilisele või eraõiguslikule juriidilisele isikule tema tahtel, teeninduskontakti kaudu mis tahes suhtluskanalis ja mis võimaldab isikul täita seadusest tuleneva kohustuse või kasutada seadusest tulenevat õigust.
  • Proaktiivne teenus on otsene avalik teenus, mida asutus osutab omal initsiatiivil, isikute eeldataval tahtel ja riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude andmete alusel. Proaktiivne teenus osutatakse automaatselt või isiku nõusolekul.
  • Sündmusteenus on otsene avalik teenus, mida mitu asutust osutab ühiselt, et isik saaks täita kõik kohustused ja kasutada kõiki õigusi, mis talle tekivad ühe sündmuse või olukorra tõttu
  • Tugiteenust osutab asutus enda või teise asutuse ametnikele või töötajatele. Tugiteenus toetab asutuse ülesannete täitmist.[1]

Eestis koordineerivad asutusteülest teenuste arengut:

Teabehalduse protsess

[muuda | muuda lähteteksti]

Teabehaldus on määratletud kui organisatsiooni teabevarade ja teabevõimekuste kasutuselevõtt, et suurendada organisatsiooni tõhusust ja tulemuslikkust. Seda nähakse kui protsesside ja süsteemide juhtimist, mis koguvad, loovad, organiseerivad, jagavad ja kasutavad teavet. Teabehaldus ühendab kahte põhimõistet: teave ja juhtimine.[6]

Teabe korrastamine

[muuda | muuda lähteteksti]

Põhiülesande täitmisel tekkivast teabest ülevaate saamiseks määrab asutus teenuste osutamiseks vajaliku teabe korrastamise tingimused: teabe liigitamine, lisateabe vajalikkus, teabeallikad, teabe säilitamise tingimused, säilitustähtajad, juurdepääsutingimused ja teabe kasutajad.[1]

Teabele juurdepääsu korraldus

[muuda | muuda lähteteksti]

Teabevaldaja on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras. Juurdepääsupiiranguga teabele on kehtestatud juurdepääsupiirang(ud) seaduses sätestatud korras.[7]

Teabe jagamine ja vahetamine

[muuda | muuda lähteteksti]

Dokumente vahetatakse asutustega üldjuhul elektrooniliselt, välja arvatud juhul, kui edastada tuleb dokument, mis ei ole saaja jaoks elektroonilises vormis kasutatav või mida ei ole otstarbekas digiteerida. Eelistatud kanaliks riigi ja kohalike omavalitsuse üksuse ametiasutustega andmete ja dokumentide vahetamisel on infosüsteemide andmevahetuskihil (X-tee) asuv dokumendivahetussüsteem DVK.[1]

Teabe säilitamine ja kasutamine

[muuda | muuda lähteteksti]

Avalikke ülesandeid täitev asutus või isik peab tagama avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või arhivaalide säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.[8]

Teabehalduse automatiseerimine

[muuda | muuda lähteteksti]

Süsteemid aitavad teabehalduse protsesse tõhustada, vähendades käsitsi tehtavate toimingute arvu ja parandades andmete täpsust. Teabehalduse automatiseerimine hõlmab töövoogude automatiseerimist, dokumentide haldamise süsteemide kasutuselevõttu ja teabe turvalisuse tagamist läbi automatiseeritud kontrollide.[9]

Andmeturve ja infosüsteemide turvalisus

[muuda | muuda lähteteksti]

Isikuandmed on tihedalt seotud eraeluga, mis on kaitstud inimõigusega privaatsusele. Seega tuleb igasuguseid isikuandmetega seotud tegevusi teha seaduslikult, et seda õigust mitte rikkuda.[4]

Inimeste eraelulise teabe (isikuandmete) kaitstust valvab andmekaitse inspektsioon (AKI). Samuti valvab inspektsioon, et teave asutuste tegevuse kohta (avalik teave) oleks piisavalt kättesaadav. Õigus isikuandmete kaitsele ja õigus avalikule teabele on põhiseaduslikud õigused.[5]

Privaatsus on arvutieetikas juba varakult palju tähelepanu pälvinud teema. Isikuandmete salvestamiseks, säilitamiseks ja edastamiseks kasutatakse sageli infotehnoloogiat ning võib juhtuda, et sellele teabele pääsevad ligi või kasutavad kolmandad isikud ilma vastavate isikute nõusolekuta, rikkudes sellega nende privaatsust.[10]

Eesti infoturbestandardit (E-ITSi) peavad rakendama kõik organisatsioonid, kes täidavad avalikke ülesandeid. Ka ettevõtted võivad infoturbe eesmärkide saavutamiseks E-ITSi kasutada.[11]

Teabehalduse korraldaja kvalifikatsioon

[muuda | muuda lähteteksti]

Teabehalduse korraldaja (dokumendihaldur, dokumendihalduse (pea)spetsialist, infohalduse spetsialist/koordinaator, protsessi(de) juht, teabehaldur, teenuste ja protsesside juht, teenuste juht, ärianalüütik) on spetsialist, kelle ülesandeks on teabehalduse korraldamine ja selle põhimõtete rakendamine organisatsiooni äriprotsessides ja teenuste arendamises ning toetada põhi- ja tugifunktsioonide täitmist.[12] Oma töös teabe kaitse ja juurdepääsu korraldamisel puutub teabehalduse korraldaja kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab sellel ametikohal töötavale isikule kõrged eetilised nõudmised.[12]

Vastavalt Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu otsusele on teabehalduse korraldaja kutse andjaks Eestis kuni 9. novembrini 2025 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.[12]

Õppimisvõimalused

[muuda | muuda lähteteksti]

Teabehaldus 21. sajandil

[muuda | muuda lähteteksti]
Tehisintellekti loodud kujutis tehisintellektist

Konverentsil Digital Workplace Conference 2023 tehti kokkuvõtlikult järeldused teabehalduse tuleviku kohta:

  1. Pidev muutus: tehnoloogia ja suhtlusplatvormide areng muudab pidevalt viise, kuidas teavet kogutakse, salvestatakse ja jagatakse.
  2. Eesmärgipõhine digitaalne transformatsioon: tehnoloogia kasutamine konkreetsete ärieesmärkide saavutamiseks, mitte lihtsalt tehnoloogia rakendamine selle enda pärast.
  3. Pilvekasutuse plaanimine: Pilvekasutuse teekond peaks olema hästi planeeritud ja vastavuses organisatsiooni vajadustega.
  4. Müra ja segajate vähendamine: Digitaalsete töökohtade kujundamisel tuleks minimeerida müra ja segajaid, pakkudes spetsiaalseid tööruume ja tööriistu.
  5. Turvalisus ja teabe kaitse: Turvalisus ja teabe kaitse on kriitilised komponendid tõhusa teabehalduse jaoks.
  6. Tehisintellekt (inglise keeles Artificial Intelligence): tehisintellekt mängib üha suuremat rolli teabehalduses, aidates andmete analüüsimisel ja töötlemisel.[15]

Vaata ka

[muuda | muuda lähteteksti]

Viited

[muuda | muuda lähteteksti]
  1. ↑ 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja". www.riigiteataja.ee. Vaadatud 17. novembril 2024.
  2. ↑ Gupta, Jatinder N. D.; Sharma, Sushil K. (1. jaanuar 2003), Bidgoli, Hossein (toim), "Globalization and Information Management Strategy", Encyclopedia of Information Systems, New York: Elsevier, lk 475–487, DOI:10.1016/b0-12-227240-4/00081-2, ISBN 978-0-12-227240-0, vaadatud 23. novembril 2024
  3. ↑ Konsa, Kurmo (2023). "Kas digitaalne infosüsteem ühtlustab teabeasutusi: muuseumide, arhiivide ja raamatukogude konvergents". Ajalooline Ajakiri. The Estonian Historical Journal (inglise). 183 (1): 47–75. DOI:10.12697/AA.2023.1.03. ISSN 2228-3897.
  4. ↑ 4,0 4,1 Konsa, Kurmo (31. detsember 2019). "Automaatse infotöötluse algus: perfokaartidel põhinevad infosüsteemid [Abstract: The beginning of automatic information processing: information systems on punch cards]". Ajalooline Ajakiri. The Estonian Historical Journal. 167 (1): 119–148. DOI:10.12697/AA.2019.1.04. ISSN 2228-3897.
  5. ↑ 5,0 5,1 "Ameti ülesanded ja struktuur | RIA". www.ria.ee. Vaadatud 23. novembril 2024.
  6. ↑ Serema, Batlang Comma; Mooko, Neo Patricia (1. jaanuar 2014), Bwalya, Kelvin Joseph; Mnjama, Nathan Mwakoshi; Sebina, Peter Mazebe II Mothataesi (toim-d), "11 - Information management in small enterprises in Botswana", Concepts and Advances in Information Knowledge Management, Oxford: Chandos Publishing, lk 213–226, ISBN 978-1-84334-754-5, vaadatud 18. novembril 2024
  7. ↑ "Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja". www.riigiteataja.ee. Vaadatud 30. novembril 2024.
  8. ↑ "Arhiiviseadus–Riigi Teataja". www.riigiteataja.ee. Vaadatud 30. novembril 2024.
  9. ↑ "Automated Data Management: What It Is & Benefits". Matillion (Ameerika inglise). Vaadatud 29. novembril 2024.
  10. ↑ "Information Privacy - an overview | ScienceDirect Topics". www.sciencedirect.com. Vaadatud 30. novembril 2024.
  11. ↑ "Eesti infoturbestandard (E-ITS) | RIA". www.ria.ee. Vaadatud 30. novembril 2024.
  12. ↑ 12,0 12,1 12,2 "Kutsestandardid: Teabehalduse korraldaja, tase 6". Kutseregister. Vaadatud 30. novembril 2024.
  13. ↑ "Infokorraldus | Tartu Ülikool". ut.ee. 13. august 2024. Vaadatud 17. novembril 2024.
  14. ↑ "Teabehalduse korraldamine". Tallinna Tehnikakõrgkool. Vaadatud 17. novembril 2024.
  15. ↑ Winsley, Irina (4. aprill 2023). "10 important things to know about the future of information management". Leadership Through Data (Briti inglise). Vaadatud 29. novembril 2024.

Välislingid

[muuda | muuda lähteteksti]
Pärit leheküljelt "https://et.wikipedia.org/w/index.php?title=Teabehaldus&oldid=6801270"