Projekti aruandluse süsteem

Projekti aruandluse süsteem on projektide elluviimise käigus teostatav aruandlussüsteem, mis on oluline infoallikas projektide edenemise jälgimiseks. Aruannete eesmärk on teavitada kõiki asjassepuutuvaid asutusi ja osakondi projekti füüsilise ja finantsarengu kohta.

Aruandlus projektijuhtimises

Projekti elluviimisega ja kontrollimisega on tavaliselt seotud erinevad, tihti ka teineteisest sõltumatud asutused. Korraliku aruandlussüsteemi puudumisel ei pruugi projektiga seotud personal ning projektidega hõivatud osakonnad või koostööpartnerid projektist täielikku ülevaadet saada. Seetõttu on aruandlussüsteem projektide elluviimise ja haldamise oluline valdkond.

Väikesed organisatsioonid usaldavad projekti teostamise tööde üldjuhul projekti konsultandile, kes pakub lisaks konsultatsiooniteenustele ka projektijuhtimise teenuseid. Suurtes organisatsioonides (või projektipõhistes organisatsioonides) on alaline projektijuhtimise osakond üsna tavapärane ning projektid viiakse läbi osakondade järelevalve all, samuti koostatakse aruandeid ettevõtte projektiosakondades. Seega sõltub aruannete koostamine organisatsiooni liigist.

Reeglina iga rahastatud projekti elluviimisega tuleneb rahastajate ees kohustus aruannete koostamiseks. Sõltuvalt projekti mahust ning läbiviimiseks planeeritud ajast, samuti rahastaja või fondi ettekirjutustest, võib aruannete maht olla erinev. Pikema kestusega programmide puhul võidakse nõuda ka vahearuandeid.

Aruandlus projektijuhtimises aitab võrrelda planeeritud projekti käiku tegelikkusega, toetab tehtud otsuseid ning kajastab muudatusi ja järeldusi. Rahastaja saab tihti kogu informatsiooni projekti kohta vaid projekti aruandlusest, mistõttu on oluline, et aruandlus oleks koostatud korrektselt ja selgelt. Oluline on, et aruandluses oleks kirja pandud vajalik informatsioon ning lisatud dokumentatsioon, mis annab rahastajatele või projekti omanikule ja vajadusel hiljem ka projektijuhtimise auditis selge veendumuse, et projekt on teostatud reeglite kohaselt ja kõik taotluses näidatud eesmärgid on täidetud vastavalt projektis planeeritule, ühtlasi dokumenteerib see muudatusi ajakavas, meeskonnas ja ressursside jaotuses. Fondidele esitatavad aruanded ja nende kinnitamine on sageli otseselt seotud projektis näidatud finantseeringute väljamaksetega.

Lisaks aruandluse esitamisele rahastajale on projektijuhil otstarbekas dokumenteerida tegevused ja koguda projektitööga seotud dokumendid ühte kausta, kuna lisaks aruandlusele on sel ka analüütiline roll. Peale faktide saab aruannetes viidata probleemidele ning pakkuda välja lahendusi. Projekti aruandlus võib esile tõsta ettepanekuid, mis võivad jääda projekti mõjualast välja, kuid võiks olla materjaliks tulevaste projektide planeerimisel.

Suuremate projektide korral võib kasutada n-ö tulemustahvleid, kasutades kas interaktiivset meetodit arvutipõhiste tabelite näol või vastavat tarkvara, või lihtsalt valget tahvlit, kuhu kuvada projekti protsessi. Sisse võiks viia korralised paariminutilised arutelud kord nädalas, mis annavad ülevaate projekti hetkeseisust. Hoides projektimeeskonda informeerituna tagab see pühendumise ja kaasatud olemise. Regulaarne teabevahetus on iga projekti eduka läbiviimise seisukohast hädavajalik.

Siiski ilmneb ka selles valdkonnas puudusi, näiteks:

puudulikud sidekanalid
ausa suhtlemise puudumine
soovimatus halva uudisega avalikuks tulla
soovimatus abi küsida, kui see oleks vajalik

See loetelu ei ole lõplik ning põhjuseid, miks projekt lõpetatakse, võib olla muidki. Kuid projekti lõpetamine vajab dokumenteerimist ja aruandlust ka siis, kui see ei ole edukalt lõpule viidud.

Projekti lõpetamine, aruandlus ja selle planeerimine

Projekti lõpetamine

Projekti lõppemisel võib olla mitmesuguseid põhjuseid:

Projekt on edukalt viidud lõpuni ning antud üle projekti omanikule või tellijale
Projekti teostav lepingutäitja ei suuda etteantud eelarves püsida ning tuleb leida uus projekti elluviija
Projekti omanik ei suuda eelarvest kinni pidada ning projekt on peatatud
Projekti omanik soovib teha marginaalseid muudatusi projektis
Muutunud majanduslik ja poliitiline olukord ei võimalda projektiga jätkamist
Klient palub projekti seisata, kuni turg on stabiliseerunud
Valitsuse poliitika muutused tingivad projekti lõpetamise (näiteks riigihanked)

Projekti aruandlus

Regulaarne aruandlus ja infovahetus loob väärtusliku ülevaate projekti progressist. Hiljem on see kasulik tööriist analüüsi teostamiseks ning otsuste tegemiseks kuidas tulevate projektide läbiviimist parandada. Projekti aruanne koostatakse projekti lõpus üldjuhul siis, kui projekt ole pikem kui aasta. Pikemate projektide korral tehakse vahekokkuvõtted vastavalt fondi või projekti omaniku ettekirjutustele kuid mitte vähem kui kord aastas. Aruanded on väga oluliseks materjaliks projekti hindamise protsessis, eriti kui hinnang antakse pärast projekti lõppemist, mil kõik projektiga seotud inimesed pole enam kättesaadavad. Kui pärast projekti lõpetamist on ette näha kulutusi, mis tehakse ka pärast projekti üleandmist, tuleb need kulutused eelarvesse planeerida. Parimal juhul tuleks algatada uus, väikesemahuline projekt, garanteerimaks vajalikud toimingute ja järelevalve teostamise.

Lähtuvalt projektijuhtimise etappidest on aruandluse eesmärgid:
Projekti käigu dokumenteerimine,
Teostatud tööde või teenuste kinnitamine,
Järgnevate tegevuste planeerimine,
Heakskiidu saamine vajalikele muudatustele,
Küsimuste tõstatamine ja soovituste andmine,
Projekti hindamise koostamisel alusmaterjali andmine.

Kuna projekti aruandlus ja projekti kontroll on omavahel tihedalt seotud, tuleb aruandluses lähtuda projekti planeerimisest ja selle kontrollist. Kontrolli läbiviimisel kontrollitakse projekti töö vastavust plaanile ning võrreldakse projekti lõpptulemust esialgselt kavandatuga, arvestades projekti käigus projekti omaniku tehtud muudatustega. Aruandluse juures peab silmas pidama kellele tuleb aru anda ja millal, millised on projekti omaniku nõudmised aruandlusele.

Aruandluse organiseerimisel tuleb määrata aruande koostaja, aruandluse sisu, seada aruande esitamiseks tähtaeg ning aruande esitamise vorm. Aruandluse sisu määrab eelnevalt teostatud projekti kontroll. Kui kontrolli planeerimisel on kontrollnäitajad selgelt määratletud, hõlbustab see aruandluse koostamist. Vastupidisel korral võib aruandluse koostamine kaasa tuua lisakulutusi ning aruandlus ise ei pruugi olla objektiivne. Konkreetsete kontrollmeerikute olemasolul saab kontrollarve võrrelda aruandlusest tulenevate arvudega.

Aruandlus toimub reeglina alt üles, kus projektirühma liige annab aru oma vastutusala kohta projektijuhile, kes omakorda koostab aruande kontrollivale instantsile.

Projekti aruandluse tähtajad lähtuvad projekti kontrolli tähtaegadest. Siiski on projekti sisemine aruandlus teostatud pigem sagedamini kui aruandlus, mis esitatakse väljapoole, projekti omanikule või teistele kontrollorganitele. Aruandluse liik lepitakse eelnevalt kokku ning aruande võib esitada nii suulises formaadis, formaliseerimata kirjalikul kujul või kindlatele nõuetele vastavad kirjalikus vormis. Kindlatel formularidel baseeruvad vormid on reeglina nõutud erinevate rahastusfondide aruandluses (EAS, Kredex, PRIA, KIK jne). Projektide aruandlust võib teha ka suulises vormis, kuid väljapoole esitatavad aruanded tuleks vormistada kirjalikult vastavalt kontrollorgani või projekti omaniku esitatud nõuetele.

Kui aruande esitamise osas ei ole kindlaid tingimusi, on võimalik kasutada ka mitmesuguseid vabavaralisi programme, mis hõlbustavad kontrolli, aruandluse ja sellele järgneva analüüsi teostamist.

Projekti aruandlus täidab mitut eesmärki. Esmalt aitab ta dokumenteerida projekti käiku, tehtud otsuseid, muudatusi ja järeldusi. Aruandlust võib käsitleda projekti ühe väljundina, kuna ta on projekti käigus loodud materiaalne väärtus.

Pärast projekti lõppemist peaks projektiaruanne muuhulgas sisaldama järgmist informatsiooni:

Tegevusaruanne

Projekti number

Projekti pealkiri;

Projekti algus- ja lõppkuupäev;

Muud andmed, mis on nõutud projekti omaniku poolt

Projekti üldise käigu kirjeldus

Toimunud tegevused;

Esinenud probleemid (nii need, millele leiti lahendus, kui ka need, mis on jäänud lahendamata)

Projekti tulemuste kirjeldus (nii lühiajalised, mis on saavutatud projekti kestuse perioodil, kui ka pikaajalised, mis ulatuvad programmi kestusest kaugemale)

Projekti tulemused võtmetähtsusega mõõdikutest arvutatuna

Finantsaruandlus

Esitatakse eraldi dokumendina.

Projekti aruandlussüsteem toetab ka lõppanalüüsi koostamist, kus kajastatakse saavutatud tulemusi, saavutatud eesmärke, finantsjuhtimist, mõju organisatsioonile, projekti protsessi.

Lisalugemist

Rahvusvaheline projektijuhtimise standard ISO 21500 annab juhiseid projektijuhtimiseks ja seda saab kasutada mis tahes liiki organisatsioonid, sealhulgas avalik-õiguslikud, eraõiguslikud või ühiskondlikud organisatsioonid, ja igat tüüpi projektid, olenemata nende keerukusest, suurusest või kestusest. ISO 21500: 2012 pakub kontseptsioonide ja protsesside kõrgetasemelist kirjeldust, mis loetakse projektijuhtimise hea tava kujundamiseks. Projektid on paigutatud programmide ja projektiportfellide konteksti.

Vaata ka

Allikad

What are the various types of reports prepared at different levels of authorities in a project http://www.management-hub.com/project-reporting-system.html
http://projectmanagementysm.blogspot.com.ee/2005/06/construction-project-reporting-system.html
https://www.projectsmart.co.uk/progress-reporting.php
https://project-management-knowledge.com/definitions/r/reporting-systems/
Project Management, Reason of closing a project (515), Lock, Dennis http://eds.a.ebscohost.com/eds/ebookviewer/ebook/bmxlYmtfXzUwNDY4NF9fQU41?sid=f06980d4-516f-4f4b-b1e3-ae5cf43496e4@sessionmgr4007&vid=0&format=EB&rid=16
Projekti juhtimine. Algis Perens, kirjastus Külim, 2001
Kasumlik projektijuhtimine, Joe Knight, Roger Thomas, Brad Angus koos John Case'iga. AS Äripäev, 2013
International Organization for Standardization, ISO 21500:2012, Guidance on project management (preview) https://www.iso.org/standard/50003.html
Tööstusettevõtete tootmiskorralduse parendamisprojekti lähteülesannete kosstamise juhend, EAS, 2011, https://www.eas.ee/images/doc/ettevotjale/arendamine/tootmiskorraldus/l2hteylesandi-juhend.pdf
Office of Systems Integaration, Best Practices, Project Management, Monitoring and Control http://www.bestpractices.ca.gov/project_management/monitoring.shtml