Projekti lõpetamine

Lõpetamine (Projekti)

Erinevalt projekti algusest, ei ole projekti lõpp tihtipeale selgelt määratletud ja on kokkuleppe küsimus. Lõpetamine annab ülevaate tehtud projektist ning näitab nõrkusi ja tugevusi. Lõpetamise tingimused lepitakse tavaliselt kokku projekti alguses. Projekti lõpetamine on vajalik, kuna aitab projekti kokku võtta ja edasi liikuda. Lisaks makstakse tihtipeale tasu alles projekti lõppedes, seega aitab lõpetamine ka töötasu kätte saada. Lõpetamine on vajalik isegi väikeste projektide puhul, seega ei sõltu lõpetamise tähtsus projekti suurusest. Lõpetamine võib aset leida igas projekti etapis ja iga projekt saab mingil hetkel lõpu. Projekti võib näiteks lõppenuks lugeda kui projekti eesmärgid on täidetud, projektiga seotud inimesed on tulemustega rahul, arved on esitatud ja makstud, töötajad on palka saanud, eelarve on ära kulutatud või kui tulemustel ei ole enam tähtsust. Samuti võib projekti lõppenuks lugeda kui projekti tellija või täitja projektist taganeb. Kuigi projekti lõpp võib olla raskesti määratletav, on siiski projekti lõpetamisel võtmetegevused, mis on vajalikud projekti korrektseks lõpetamiseks. Kombeks on teha ka üleandmis- ja vastuvõtuakt või allakirjutus, mis fikseerib projekti lõppu.

Juhul kui projekt osutub edukaks ja eesmärgid saavad täidetud, on soovitatav projekti lõppu ka tähistada. See annab võimaluse presenteerida projekti tulemusi nii projektis osalenutele kui ka laiemale avalikkusele. Ühtlasi on eduka projekti tähistamine oluline, kuna annab inimestele selgelt teada, et projekt õnnestus ja on nüüd lõppenud, ning projektijuht saab tänada kõiki projektis osalejaid. Kuna avalik tunnustus on meeskonnaliikmetele väga motiveeriv, siis on selle tegemine tähtis ka projektijuhile, kuna aitab järgmise projekti puhul meeskonnaliikmeid kergemini enda poolele saada. Lisaks võib projektijuht saata individuaalseid tänukirju meeskonnaliikmetele ja teistele juhtidele.

Võtmetegevused lõpetamisel

Projekti lõppedes on vaja projekt korrektselt ka lõpetada, mida aitavad teha lõpetamise võtmetegevused. Lõpetamine koosneb nii sisulistest kui vormilistest tegevustest. Projekti lõpetamine koosneb seitsmest põhitegevusest. Esimeseks on projekti tegevuste lõpetamine ja lõpule viimine. Pärast seda etappi peaks olema kõik tegevused lõpetatud ja edasiseks tegutsemiseks plaan paigas. Teiseks on suhtlemine kliendiga ja suurimate huvigruppidega ning isikutega – et teada saada, kas tulemusega ollakse rahul. Seejärel saab tegeleda kolmanda faasiga, milleks on organisatsiooni tasandil lõpetamine, mis kujutab endast viimaste ressursside kasutuskoha otsustamist. Ühtlasi peab renditud ja kasutuses olnud vara projektist eemaldama, tänu millele saab finantsaruande samuti lõpule viia. Neljandaks on vaja suhelda kõikide partnerite ja töövõtjatega, ning veenduda, et nende töö on tehtud. Aruanne sellest peaks jõudma projektijuhi kätte. Ettevõtteid, kellega koostöö sujus on viisakas tänada. Viiendaks on vaja teha riskianalüüs, et hinnata riske, mis võivad projekti lõpetamist mõjutada. Riskide alla kuuluvad näiteks rahavoog, legaalsed riskid, hooldus ja poliitilised riskid. Kuuendaks faasiks on lõpuaruande kirjutamine, milles on sisaldatud kõik eelnevate etappide raportid ja aruanded. Pärast kuuendat faasi on formaalne pool tehtud, ning seitsmendaks faasiks ongi meeskonna kokkukutsumine ja viimast korda projekti tulemus ja kulg üle vaadata. Tänada meeskonnaliikmeid, vabastada meeskonnaliikmed projektist ja tähistada lõppu.

Enne kui saab hakata lõpparuannet koostama ning analüüsima, peaks lõpetama kõik projektiga seotud tegevused ja projektiga seotud isikute nõusoleku projekti lõpetamiseks saama. Nõusolek peab olema allkirjastatud dokument, seejärel on vaja lõpetada projektiga seotud lepingud (tarnijad, partnerid). Tähtis osa on projekti läbivaatusel, et vaadata, mis oli hästi, mis halvasti. Näiteks tuleks üle vaadata projekti eelarve ehk kuidas rahad planeeritud olid, ning mis saaks paremini teha, kuid samuti see, mis oli hästi. Projekti finantside arvutamine on oluline, kuna aitab teada saada, kas projektiga teeniti või jäädi kahjumisse. Kindlasti tuleb lõpetades ära maksta kõik tasumata arved ja maksed. Seejärel saab koostada kõik vajalikud aruanded ja koostada ka üleandmisakti, kuna keegi peab projekti üle võtma ja sellega edasi tegelema. Enamasti on projektiks mõni tellitud teenus või üksus, mida projekti valmides haldab keegi teine edasi.

Projekti lõpetamiseks on vaja:

• tegevused lõpetada;
• kõrvaldada puudused;
• dokumenteerimine;
• vigade ja tugevuste analüüs;
• projekt läbi akti või allakirjutise lõpetada ja üle anda;
• kooskõla projektiga seotud isikute vahel;
• projekti kulgemise analüüs;
• lepingute lõpetamine;
• arvete esitamine ning tasumine;
• palkade maksmine;
• lõpuaruande koostamine;
• finantside arvutamine;
• eduka projekti tähistamine;
• projekti tulemuste avalikustamine.

Oluline osa ongi just andmete kogumisel ja nende formaalne dokumenteerimine ja arhiveerimine, et oleks selge ülevaade tugevatest ja nõrkadest kohtadest. Tugevusi ja nõrkusi peab põhjalikult analüüsima. Nõrkade kohtade puhul tuleks leida ka lahendus – kuidas saaks teha paremini või halba olukorda vältida. Tugevad kohad tuleks võimalusel edasi kanda järgmistesse projektidesse. Tänu dokumenteeritud projektile on võimalik anda kogu projektile ka hinnang. Klientide hinnang on väga tähtis! Selline dokumenteeritud lõpetamine on vajalik, kuna see annab põhjaliku analüüsitud ülevaate projektist, kus projekti tulemus on kõigile üheselt mõistetav. Samuti annab kasutada lõpetatud projektide teadmisi uute ja teiste projektide puhul, kuna annab võimaluse võrrelda, tehtud vigadest õppida ja paralleele tõmmata.

Vead ja probleemid

Uute projektide puhul on vajalik olla kursis ka üldlevinud sagedaste vigadega, mida tehakse, nagu näiteks ajaplaneerimine või enne ühe projekti lõpetamist teise aeganõudva projekti käsile võtmist, mistõttu esimene projekt kannatab või jääb nii-öelda „poolikuks“. Projekti lõpetamine ei tohiks olla viimase hetke tegevus, vaid kogu protsessi dokumenteerimine peaks käima jooksvalt projektiga. Ainus, mida jooksvalt teha ei ole võimalik on lõpuaruanded. Vahearuannete tegemine aitab aru saada, kuidas projekt kulgenud on ja mis vahendid edasi tegutsemiseks on. Teisisõnu aitab vahearuannete koostamine ja nende analüüs planeerida edasist projektiga seotud tegevust ja ressursside jaotust. Aitab and hinnangut projektile projekti käimasolevas faasis. Lõpetamine on problemaatiline ka juhul kui projekti tellija ei ole määratlenud projekti lõpptulemust, ehk ei ole teada mis lõpptulemus olema peaks. Seetõttu on ka raske öelda, kas projekt õnnestus või ebaõnnestus. Levinud probleemideks on ajapuudus, mille puhul eesmärkide saavutamiseks on ressursse piisavalt, aga etteantud ajaga ei jõua valmis, ning vahendite puudus, kus aega on piisavalt, kuid vahendeid projekti teostamiseks mitte. Lõpetamine peaks olema alguses paika pandud, planeeritud tegevus, kus on täpselt kirjas, mis on lõpetamiseks vajalik, kuna samaaegselt planeerida ja teostada projekti lõppu on üsna raske. Põhjuseks on segadus lõpetamisega seotud inimestega seoses. Juhul kui algselt on plaan paigas, siis teab iga inimene oma kohustusi ja lõpetamine kulgeb sujuvalt. Teadmatus võib põhjustada ka olukorra, kus meeskonnaliikmed hakkavad lahkuma enne projekti lõpetamist, kuna nad ei tea, mis on projekti lõpetamiseks vajalik. Siinkohal on abiks projektijuhi enda suhtumine, ning kui hästi suudab projektijuht meeskonnavaimu hoida ja teadvustada projektiga seotud isikutele nende vajalikkusest projekti lõpuni olemas olla. Ohuks on ka see, et projektijuhi enda alluvuses olevad juhid hakkavad enda alluvaid projektist enne projekti lõpetamist eemaldama. Projekti sujuvusele aitab kaasa hästi kirjutatud skoop, mida teeb projektijuht, ning mis on üks raskemaid, aga ka tähtsamaid osasid projektijuhi töös. Kvaliteedi planeerimine on täpselt samuti suureks abiks projekti sujuvusel. Kvaliteedi planeerimine on määratlemine, milliste standarditega projekti juhtima ja tulemusi hindama hakatakse, ning kuidas neid nõudmisi täita. Teostatakse teiste protsessidega paralleelselt.

Allikad

• Erekoolitus. Projekti lõpetamine
• Kunter, K., Mikle, K.M. (2008) Projektijuhtimine
• Orav, I. Projektijuhtimine
• 2A. Close-out